Les réservations
L'espace Réservations — les statuts, l'attribution à un membre de l'équipe, la recherche, les filtres, les statistiques, et ce que contient une réservation.
L'espace Réservations (Allocations) remplace l'espace Commandes. Il regroupe tout ce que l'agent a posé dans votre agenda, plus ce que votre équipe a saisi à la main.
Les vues de gauche découpent la liste par statut, et les compteurs du haut reprennent le total, les réservations en attente, attribuées, confirmées et terminées. Statistics, en bas de ce même menu, remplace la liste par un tableau de bord. Une note en dessous rappelle que les ressources se gèrent dans Paramètres → Resources.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente — Pending | La réservation est posée mais pas encore confirmée par votre équipe. C'est la file de travail quotidienne. |
| Attribuée — Assigned | Quelqu'un de votre équipe en est responsable. Elle n'est pas confirmée pour autant — l'attribution dit qui s'en occupe, pas c'est réglé. |
| Confirmée — Confirmed | Votre équipe a validé le créneau avec la cliente. |
| Terminée — Completed | La prestation a eu lieu. |
| Annulée — Cancelled | La réservation n'aura pas lieu. |
Chercher, filtrer, exporter
La recherche accepte le nom de la cliente, son téléphone, le type de prestation ou la description. Le menu déroulant juste à sa droite décide de l'étendue :
| Étendue | Ce qui est fouillé |
|---|---|
| Everything | Le réglage par défaut — cliente, téléphone, type de ressource et description. |
| Notes only | Uniquement les notes que votre équipe a écrites sur la réservation. |
Trois filtres accompagnent la recherche — Dates, le filtre par membre (Anyone) et All resource types — avec un tri qui propose Recently added. Le bouton Export sort la liste en fichier.
Le panneau Filter by date contient trois plages indépendantes — Created, Starts et Ends — et Apply les applique. Clear les efface.
Donner un responsable à une réservation
Une réservation que personne ne porte est une réservation dont chacun suppose qu'un autre s'en occupe. L'attribution règle ça.
Ouvrez une réservation et regardez le bas du panneau : il indique Assigned to — Nobody yet, à côté d'un bouton Assign to. Ce bouton ouvre une liste de votre équipe, avec recherche ; choisir quelqu'un lui confie la réservation, la fait basculer dans la vue Assigned et inscrit son nom sous la cliente dans la liste.
Le filtre par membre de la barre d'outils relit ce même champ :
| Choix | Ce que vous obtenez |
|---|---|
| Anyone | Le réglage par défaut. Aucun filtrage sur le responsable. |
| Unassigned | Tout ce que personne n'a pris. La file qui attend une décision. |
| Un membre | La charge de cette personne. Votre propre nom porte la mention you. |
L'attribution ne confirme rien et ne prévient pas la cliente. C'est une réponse interne à la question qui s'en occupe. Voir L'équipe et les rôles pour savoir qui peut être désigné.
Le détail d'une réservation
Un clic sur une ligne ouvre le panneau de droite.
| Bloc | Contenu |
|---|---|
| Resource | Le type de prestation, le mode de réservation et la quantité. |
| Schedule | Starts at et Ends at, modifiables depuis le crayon. |
| Customer answers | Les réponses de la cliente aux questions du type de ressource. C'est le contexte que l'agent a collecté pour vous. |
| Notes | Des remarques internes pour l'équipe, ajoutées une par une avec Add note. Un bloc vide propose Add the first note ; dès qu'il y en a, la ligne de la liste porte un petit compteur 1 note. La cliente ne les voit pas. |
| Source | Le canal d'où vient la réservation, et un bouton View conversation qui rouvre la discussion. |
| Assigned to | Qui en est responsable, en bas du panneau, avec le bouton Assign to à côté. |
Trois boutons en bas du panneau font passer la réservation en Confirmed, Rejected ou Cancelled.
Une réservation qui déborde d'un créneau complet porte en plus un badge Conflict à côté de son statut — elle a été acceptée parce que le type de ressource autorise le surbooking. Voir Les ressources.
Les statistiques
Statistics, en bas du menu de gauche, remplace la liste par un tableau de bord sur la période de votre choix — une granularité (Daily et ses voisins), une plage de dates, et Export PDF.
Cinq tuiles en haut : Allocations, Pending, Confirmed, le taux de confirmation et le taux d'annulation, chacune avec sa ligne de détail — combien de ressources et d'unités sont actives, combien de réservations attendent encore un examen, combien sont terminées. Une bande en dessous ajoute ce que seul un motif d'ensemble révèle : la part réservée par l'agent seul, l'avance avec laquelle les clientes réservent, et s'il reste quelque chose de confirmé à venir.
Puis les graphiques : Allocations over time, By status, By channel, By kind, Top services by allocations et Top resources.
Questions fréquentes et dépannage
Le bloc Customer answers est vide
Le type de ressource n'avait pas de AI customer questions au moment de la réservation. Remplissez ce champ sur le type et les réservations suivantes porteront les réponses — voir Les ressources.
Je veux les rendez-vous de la semaine prochaine
Ouvrez Dates et renseignez une plage sur Starts. Created vous donnerait les rendez-vous pris la semaine prochaine, ce qui est une autre liste.
Comment voir seulement ce que personne n'a pris ?
Mettez le filtre par membre sur Unassigned.
Une personne a quitté l'équipe — que deviennent ses réservations ?
Elles gardent leur attribution et restent visibles sous ce nom. Filtrez sur ce membre et réattribuez-les une par une avec Assign to.
Je sais qu'une cliente a mentionné quelque chose mais je ne le retrouve pas
Passez l'étendue de recherche sur Notes only et cherchez le mot que votre équipe aurait écrit.
Puis-je déplacer une réservation sur un autre créneau ?
Oui. Ouvrez-la et utilisez le crayon du bloc Schedule pour modifier Starts at et Ends at.
D'où vient cette réservation ?
Le bloc Source nomme le canal, et View conversation rouvre la discussion dans laquelle elle a été posée.
Et ensuite ?
Tous les rendez-vous n'arrivent pas par une conversation. Certains, c'est vous qui les prenez.